Aruba S.p.A., leader nei servizi di data center, cloud, web hosting, e-mail, Pec e registrazione domini, è stata scelta dall’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, come partner nel proprio processo di digitalizzazione. Impegnata dal 2003-2004 sul fronte della digitalizzazione, oggi Arpat ha un software proprietario, sviluppato appositamente ed è una PA senza carta: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, e se è necessario averne una copia cartacea, il sistema consente di produrla in modo che sia conforme all’originale digitale (e quindi con la stessa validità giuridica).
Dal 2009, Arpat utilizza la Pec di Aruba, unica per tutta l’Agenzia ed integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale. Mentre, a partire dal 2010, inizia a dotare di firma digitale il proprio organico e, su quasi 700 dipendenti, oltre 400 ne sono in possesso. I risultati della digitalizzazione sono evidenti da subito: i documenti in arrivo, dal 2014, sono in maggioranza via Pec e raggiungono nel 2017 il 90% del totale. Considerando anche i documenti ricevuti via e-mail e fax, la quota sale al 94%. Ugualmente incoraggianti i numeri sui documenti inviati: dal 2013 il 91% dei documenti viene inviato via Pec e considerando anche e-mail e fax il dato sale nel 2017 al 94%. Nel 2017, quindi, solo il 6% dei flussi documentali di Arpat è cartaceo: per lo più si tratta di documenti scambiati con i cittadini, per i quali non vige l’obbligo di trasmissione telematica come per le pubblica amministrazione, i professionisti e le aziende.
I vantaggi della scelta di digitalizzare si possono misurare in termini di efficienza, risparmio e organizzazione; a partire da un completo controllo dei flussi documentali. La direzione, i settori che si occupano di rendicontazione, di controllo e monitoraggio attività hanno il controllo – attraverso l’accesso ad un unico sistema – di tutti i flussi documentali, e quindi dei procedimenti. Il sistema di Arpat non gestisce solo il protocollo, che è una fase, ma tutto il fascicolo procedimentale. Siccome quest’ultimo contiene i dati del procedimento, di fatto ha il controllo sullo stato dei procedimenti in tempo reale.
